eformsign blog

eformsign 폼 설정하는 방법

폼 설정 화면
eformsign에 업로드한 폼은 다양한 설정을 할 수 있습니다. eformsign 로그인 > 좌측 메뉴 > 폼 관리에서 각 폼의 설정 버튼(톱니바퀴 모양)을 누르면 다섯 개의 설정 항목을 볼 수 있습니다.


일반 설정

일반 설정에서는 폼에 대한 일반적인 정보를 설정합니다.
1)     폼 파일: OZ in Office를 통해 업로드한 파일로, 확장자는 ozr입니다.
2)     폼 이름: 폼 관리나 새 문서 작성에 나타나는 폼의 이름입니다.
3)     문서 제목: 새 문서 작성에서 하나의 폼을 선택해 문서를 만들 때에 생성되는 문서의 제목입니다.
4)     카테고리: 동일한 카테고리명이 적용된 폼은 새문서 작성이나 문서 관리에서 카테고리 별로 묶어서 볼 수 있습니다.       
5)     설명: 폼에 대한 설명을 적을 수 있습니다.
6)     만료 날짜: 문서 작성 마감일이 있는 경우, 마감 날짜를 설정할 수 있습니다.

 

컬럼항목 설정

컬럼항목 설정에서는 문서 관리 화면에 나타나는 문서 리스트에서 어떤 데이터를 보여줄 지 설정할 수 있습니다.
※ 문서 관리는 회사의 모든 문서를 볼 수 있는 관리자 메뉴로써, 관리자 이상의 권한이 있는 계정(관리자, 회사 대표)으로 로그인해 볼 수 있습니다.

컬럼항목에 나타나는 항목명은 문서의 기본 정보(상태, 제목, 단계 작성자 정보 등) 외에도 해당 폼의 모든 컴포넌트 ID가 리스트로 나타납니다. 이 중, 중요한 컴포넌트 IDON으로 설정하면, 문서 관리에서 해당 컴포넌트에 입력한 값을 문서의 제목과 함께 볼 수 있습니다.


예를 들어, 입사지원서의 경우 문서 관리 화면에 나오는 문서 제목은 모두 입사지원서입니다. 문서 제목 이외의 컬럼 항목으로 지원자 이름 컴포넌트 ID성명_한글’, 이 외에 현주소, 이메일, 휴대폰 등을 설정하면, 문서 관리 화면에서 해당 정보로 여러 입사지원서를 구분해서 볼 수 있습니다.
※ 컴포넌트 ID로 컬럼 값을 구분하기 때문에 OZ in Office 작업 시 컴포넌트 ID명을 직관적으로 설정해 두는 것이 좋습니다.
ex. 입사지원서 지원자명 컴포넌트 ID
à 지원자 이름(O), id_01(X)

워크플로우 설정

워크플로우 설정 화면
워크플로우 설정은 생성된 문서가 어떤 과정을 거치게 되는지를 설정하는 곳입니다. ‘작성완료라는 기본 워크플로우 사이에 3가지 단계를 추가할 수 있습니다.
·         접수: 문서의 전달을 확인하는 단계로, 회사 멤버를 접수 담당자로 설정할 수 있습니다. 접수 담당자는 접수를 승인 또는 반려할 수 있습니다.
·         결재: 결정권이 있는 회사 멤버에게 안건의 허가를 요청하는 단계로, 결재자는 해당 문서를 승인 또는 반려할 수 있습니다. 결재 바로 전 단계의 사용자가 결재자를 설정할 수 있습니다.
·         외부자 처리회사 멤버가 아닌 사람에게 이메일로 허가를 요청하는 단계로, 외부자는 해당 문서를 승인 또는 반려할 수 있습니다.
작성을 제외한 접수, 결제, 외부자 처리, 완료 단계는 알림을 설정할 수 있습니다. 각 단계의 요청, 승인, 반려에 대한 알림을 설정할 수 있으며 알림 방법으로는 메일, SMS가 있습니다.
※ 단, SMS 알림 설정 시, 건 당 100원의 요금이 추가로 부과됩니다.

권한 설정

권한 설정에서는 아래와 같은 사항을 설정할 수 있습니다.
·         폼 매니저: 해당 폼을 관리할 매니저로, 매니저로 설정 된 멤버는 좌측 메뉴에 폼 관리메뉴가 나타납니다.
·         폼 사용자: 해당 폼으로 문서를 작성할 사용자를 설정합니다.
·        외부자 작성 허용: 회사 멤버가 아니더라도 문서를 작성할 수 있도록 하는 익명 작성 설정으로, 익명 작성 링크를 통해 문서를 작성할 수 있습니다.

입력패러미터 설정

입력패러미터를 설정해 특정 컴포넌트의 입력 값을 미리 입력할 수 있습니다. 예를 들어 계약서 폼을 여러 명의 영업 사원이 작성한다고 할 때, A사원이 폼을 복사해서 영업사원 정보 컴포넌트의 입력패러미터 값을 따로 설정하면 매번 자신의 이름이나 소속, 전화번호를 입력할 필요가 없습니다.

설정하는 방법은 아래와 같습니다.
1)     + 버튼을 클릭합니다.
2)     패러미터 입력창을 클릭합니다.
3)     원하는 컴포넌트 ID를 선택합니다.
4)     입력 출처를 클릭해, 직접 입력을 선택합니다.
5)     해당 컴포넌트에 입력될 값을 설정합니다.
6)     폼 설정을 저장합니다.
7)     새 문서 생성에서 해당 폼의 문서를 생성해, 설정한 입력 값이 나타나는지 확인합니다.