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템플릿의 등장과 새로운 권한 – eformsign 11월의 신기능

eformsign의 11월 업데이트에는 새로운 단어가 많이 등장합니다
하지만 이 포스트를 한 번만 읽어본다면 더욱 쉽고 편리하게 eformsign을 활용할 수 있을 것입니다!


폼을 eformsign 올리면, “템플릿 됩니다

문서, 전자문서, 서식, , 템플릿

지금까지 eformsign에서 작성하는 전자문서를 부르는 이름은 다양했습니다. 사용자들마다 사용하는 용어가 달라 혼란스럽기도 했고요.

eformsign 서비스 팀은 정확한 용어의 정리가 필요하다고 판단하였고, eformsign에서 사용하는 단어를 새롭게 정의하기로 했습니다. 그 첫 번째가 바로, ‘템플릿’, 그리고 문서입니다.

  • 폼: MS오피스에서 만들어진 문서 중, OZ in Office를 사용하여 컴포넌트가 입력된 전자문서
  • 템플릿: eformsign에 업로드 되어 워크플로우 등의 설정이 완료된 폼으로, eformsign에서 작성할 수 있는 상태의 전자문서
  • 문서: 템플릿에 필요한 정보가 입력되어 설정된 워크플로우를 거치는 전자문서

좀 더 쉽게, 아래 그림을 참고해 보세요.



이런 공식으로 정리할 수도 있겠네요.
  • MS오피스 문서 + OZ in Office =
  • 폼 + eformsign 워크플로우 = 템플릿
  • 템플릿 + 작성 = 문서

이제는 동료가 그 폼 완성됐어?” “그 템플릿 설정 안 끝났어요!”라고 말해도 쉽게 이해할 수 있겠죠?


관리자 = 회사 관리 + 템플릿 관리 + 문서 관리


기존 eformsign은 멤버에게 단순하면서도 막강한 권한을 줄 수 있었습니다. 바로 관리자 권한이었는데요. 이 관리자는 회사 정보도, 템플릿도 마음대로 설정할 수 있었습니다.

이번 업데이트에서는 한 멤버에게 주어질 수 있는 커다란 권한을 아래와 같이 4가지로 나누어 집중되었던 권한을 분할 관리할 수 있도록 개선했습니다.
  1. 회사 관리 권한: 회사 정보를 수정할 수 있고, 구성원 및 그룹 관리를 할 수 있습니다.
  2. 템플릿 관리 권한: 회사에서 만들어진 템플릿의 등록, 배포, 수정, 삭제와 관련한 권한이 있습니다.
  3. 문서 관리 권한: 각각의 템플릿에서 만들어진 문서에 대한 접근 및 관리 권한이 있습니다.
  4. 문서 작성 권한: 각각의 템플릿을 작성할 수 있습니다.
그 권한의 자세한 범위 및 설정 방법은 아래와 같습니다.

권한
범위
권한 할당자
설정 방법
회사 관리
회사 관리 하위 메뉴에 접근이 가능함
, 권한 설정은 불가능, 확인만 가능
대표
회사 관리 > 구성원 관리 > 각 구성원 상세보기 하단 권한 체크박스
템플릿 관리
템플릿 소유자* = 템플릿 관리자인 경우
            - 템플릿 등록**/수정/배포/삭제 가능
            - 설정 변경 가능
 템플릿 소유자 ≠ 템플릿 관리자인 경우
            - 다른 템플릿 관리자가 등록한 것이 보이지만 수정, 삭제, 배포()활성화 할 수 없음
            - 설정 보기와 복제 가능
대표
회사 관리 > 구성원 관리 > 각 구성원 상세보기 하단 권한 체크박스
문서 관리
템플릿 별로 문서관리자가 지정되며 문서 관리 메뉴에서 생성된 문서에 대한 관리를 할 수 있음
대표
템플릿 관리 > 템플릿 설정(톱니바퀴) > 문서관리자 설정
문서 작성
템플릿 관리 권한이 있는 사용자가 템플릿 별로 문서를 작성할 수 있는 그룹이나 구성원을 지정할 수 있음
대표, 템플릿 관리 권한이 있는 사용자
템플릿 관리 > 템플릿 설정(톱니바퀴) > 워크플로우 설정 > 시작 단계 속성 탭
* 템플릿 소유자: 템플릿을 등록한 사용자로, 한 회사 내에 다수의 템플릿 관리자가 있는 경우 템플릿 소유자와 템플릿 관리자가 다를 수 있다.
** 일반 사용자가 폼을 만든 경우 템플릿 관리자에게 템플릿 등록을 요청해야 한다.


OZ in Office에서 바로 eformsign으로!


OZ in Officeeformsign이 한층 더 가까워졌습니다. 이제 OZ in Office에서 작성한 폼을 미리보기, 업로드, 다운로드 할 때에 바로 eformsign에서 확인하고 관련 설정을 할 수 있습니다.

, 템플릿 권한이 있는 사용자만 폼을 템플릿으로 업로드 할 수 있습니다.

OZ in Office미리보기실행버튼으로 그 명칭이 변경되었습니다.
11월 업데이트 된 OZ in Office정보버튼을 클릭해 다운받을 수 있습니다.


OZ in Office 업데이트 하기

기타 개선 사항

  • 알림 메일 10종 추가: eformsign 서비스 가입, 결제, 요금제 변경, 탈퇴 등 사용자의 서비스 이용을 돕는 알림 메일 10종을 추가했습니다.
  • 문서함 UI/UX 개선: 문서함과 문서 관리 화면의 UI/UX를 개선했습니다.
  • 다단계 카테고리 기능 추가: 기존 1단계로만 가능했던 카테고리를 여러 단계로 설정할 수 있도록 기능을 추가했습니다.
  • 기타 버그 51건을 수정했습니다.